Wenn es darum geht, einen komfortablen und anregenden Arbeitsplatz zu schaffen, sind hochwertige Büroräume zwar erforderlich, dennoch aber nicht unbedingt ausreichend. Aktuelle Strategien zeigen die Bedeutung, die sogenannten „Kommunikationszonen“ im Büro zukommt. Hierbei handelt es sich um Räumlichkeiten oder Teile von Räumen, die nicht unmittelbar für die alltägliche Arbeit vorgesehen sind. Sie sind eine zusätzliche Unterstützung und eine Ausweichmöglichkeit für Aktivitäten, für die das herkömmliche Büro und der dort befindliche Arbeitsplatz nicht als ausreichend erscheinen.
Wie werden Kommunikationszonen eingerichtet?
Grundsätzlich gibt es keine strikten Vorgaben dafür, wie eine Kommunikationszone eingerichtet werden sollte. Grundsätzlich ist es dabei das oberste Ziel, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern. Ob und wie das gelingt, hängt von den Ansprüchen ab, die der jeweilige Arbeitsplatz stellt. Auch die Aufgaben, die von den Angestellten gelöst werden sollen, spielen hier eine relevante Rolle. Zum Beispiel kommt es darauf an, wie ruhig ein Kommunikationsraum beziehungsweise eine Kommunikationszone sein soll. Ist es erforderlich, Platz und Ruhe für Telefonate zu schaffen? Oder können diese regulär am Arbeitsplatz erledigt werden? Oder sollen die Mitarbeiter vielleicht sogar die Gelegenheit erhalten, einen kurzen Erholungsschlaf abzuhalten? Auch hierfür können Kommunikationszonen genutzt werden. Auf der anderen Seite müssen Kommunikationszonen es ermöglichen, sich mit den Kollegen auszutauschen, ohne dabei andere, nicht beteiligte Mitarbeiter bei der Arbeit zu stören. Wie bei myworkspace zu lesen ist, gibt es viele Grundlagen für die Einrichtung einer Kommunikationszone.
Den richtigen Raum finden
Eine Kommunikationszone benötigt einen dafür angemessenen Raum. Im Idealfall kann der komplette Raum zu diesem Zweck verwendet werden. Das ist deshalb ein Vorteil, weil hier die Lautstärke eine weniger große Rolle spielt, als bei der Nutzung einer Ecke in einem Großraumbüro. Grundsätzlich muss der Raum nicht besonders groß sein, da sich in vielen Fällen einzelne Mitarbeiter oder kleinere Teams in ihm aufhalten werden. Wichtig ist, dass er eine angenehme Atmosphäre verbreitet, sodass er auch als Erholungs- und Inspirationsquelle genutzt werden kann. Außerdem sollte er verschiedene Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen. Computer, Schreibtische, eine Tafel und ein Beamer zum Beispiel sind eine sinnvolle Einrichtung für die Kommunikationszone.
Die Nutzung organisieren
Abhängig vom individuellen Arbeitsplatz kann es sein, dass die Nutzung einer Kommunikationszone irgendwann schwer zu organisieren ist. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber dafür sorgen, dass eine Organisation einfacher möglich erscheint. Zum Beispiel können offizielle Reservierungsmöglichkeiten festgelegt werden, bei denen die Nutzung der Kommunikationszone vorab angemeldet werden soll. So kommt es nicht zu Konflikten. Wichtig ist, dass nicht nur die Anfangszeit, sondern auch die Endzeit für die Verwendung der Zone bei der Anmeldung angegeben werden sollte.
Zu welchen Unternehmen passen Kommunikationszonen?
Grundsätzlich können die meisten Unternehmen von der Einrichtung einer Kommunikationszone profitieren. Sie dienen nicht nur der Möglichkeit, produktiv in kleinen Teams zusammenzuarbeiten. Sie bieten auch eine Rückzugsmöglichkeit, die für einige Temperamente sehr erholsam sein kann. Sie können – abhängig von der Gestaltung – auch genutzt werden, um vertrauliche Gespräche zu führen, für die im herkömmlichen Büro vielleicht nicht genügend Platz ist. Gerade bei nicht oder nur unzureichend genutzten Unternehmensräumen kann es deshalb sinnvoll sein, sie als Kommunikationszone auszugestalten.